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8 Tipps zur effizienten E-Mail-Organisation

Auf einem durchschnittlichen Arbeitsrechner sammeln sich in der Woche mehrere hundert E-Mails. Im Extremfall erhalten Sie sogar täglich diese hohe Anzahl an elektronischer Post. In diesem Artikel möchte ich Ihnen aufzeigen, wie Sie Ihre E-Mail-Organisation effizient gestalten und somit täglich wertvolle Arbeitszeit einsparen.

Das Thema E-Mail-Organisation ist breit gefächert. Es reicht von der einfachen Strukturierung des eigenen E-Mail-Ablagesystems bis hin zum prozessorientierten Ansatz der E-Mail-Bearbeitung. Mit den folgenden Tipps möchte ich Ihnen einen kleinen Leitfaden an die Hand geben, welcher das Thema zwar nicht vollumfänglich erfasst, aber für den Schnellstart sehr brauchbar ist.

1. Tägliche E-Mail Bearbeitung einschränken

Es ist nicht notwendig innerhalb von 10 Minuten auf jede E-Mail zu antworten. Durch dieses Vorgehen werden Sie nur regelmäßig von wichtiger Arbeit abgelenkt und Ihre Effizienz sinkt. Ich empfehle deshalb, die E-Mail-Bearbeitung auf 2-3 Zeitpunkte am Tag zu beschränken. Um diese Regel auch konsequent anzuwenden, schließen Sie am Besten tagsüber Ihr E-Mail-Programm und starten es nur zu den aufgeführten Zeitpunkten:

  1. E-Mails 2 Stunden nach Arbeitsbeginn bearbeiten. In den ersten 2 Stunden sind Sie in der Regel noch sehr wach und fit, weshalb Sie diese Zeit für wichtigere Projekte nutzen sollten.
  2. Nach dem Mittagessen. Viele kennen das Gefühl des “Mittagstiefs”. Ideal um E-Mails zu bearbeiten!
  3. Kurz vor Feierabend. Bevor Sie das Büro verlassen, nehmen Sie sich noch Zeit um die restlichen E-Mails des Tages zu bearbeiten.

Bei der Bearbeitung der E-Mails empfiehlt sich die 3-Minuten-Regel: Schreiben Sie schnell eine E-Mail, wenn dies weniger als 3 Minuten dauert. Bis andere den zu bearbeitenden Punkt auf ihre ToDo-Liste geschrieben haben, wurde er von Ihnen bereits erledigt.

2. Der Posteingang dient zur Ablage, nicht zur Aufbewahrung

Sehen Sie Ihren Posteingang nicht als Archiv, sondern als Umschlagplatz für elektronische Post. Dies befreit nicht nur Ihren Posteingang von den vielen E-Mails, sondern auch Ihren Geist. Kennen Sie das Gefühl, einen Überblick über alle wichtigen Dinge zu haben? Wenn Sie Ihren Posteingang mit den nachfolgenden Tipps effizient organisieren, werden Sie das Gefühl bald wieder erleben.

3. Posteingang aufräumen: Organisation der E-Mails in Ordnern

Meine bevorzugte Methode um den Posteingang freizuhalten, ist die Organisation der E-Mails in Ordnern. Legen Sie sich ein sinnvolles Ordner-System zurecht. Nehmen Sie sich aktiv 15-30 Minuten Zeit um zu überlegen, welche Ordnerstruktur für Sie am besten geeignet ist. Sie sollten die E-Mails in den Ordnern später ja auch wieder finden können.

Verirren Sie sich hierbei aber nicht im Detail. Ordnerstrukturen bis zu einer Tiefe von 3-4 Ebenen sind noch akzeptabel, tiefer sollten Sie Ihre E-Mails allerdings nicht organisieren.

4. Reihenfolge der Ordner festlegen

In der Regel ordnet Ihr E-Mail Programm die angelegten Ordner aufsteigend nach dem Alphabet. Diese Anordnung ist jedoch selten optimal! Nummerieren Sie Ihre Ordner nach der Häufigkeit Ihrer Benutzung. Erhalten Sie zum Beispiel sehr viele E-Mails von einem bestimmten Kunden, dann erstellen Sie für diesen Kunden einen Ordner mit einer niedrigen Nummer, zum Beispiel 01-FirmaXY.

5. Posteingang im Überblick behalten: Markieren von E-Mails

“Aus den Augen, aus dem Sinn.” Verschieben Sie deshalb nie E-Mails in die Ordnerstruktur, wenn diese noch nicht abgeschlossen sind. Eine Ausnahme ist, wenn Sie beispielsweise separate Ordner mit ToDo und Nachverfolgung angelegt haben. Im anderen Fall kann ich Ihnen die Methode der Markierung von E-Mails (Schlagwörter) ans Herz legen.

In Mozilla Thunderbird habe ich dafür drei Kategorien als Schlagwörter definiert, mit welchen ich meine E-Mails im Posteingang tagge (diese Funktion gibt es auch bei den meisten anderen E-Mail-Clients):

Kann ich z.B. eine E-Mail nach dem Mittagessen nicht innerhalb der 3-Minuten-Regel bearbeiten, so tagge ich diese mit dem roten Flag ToDo. Dadurch weiß ich beim nächsten Öffnen meines Posteingangs sofort, dass ich diese E-Mail noch bearbeiten muss.

Mit der Farbe Blau werden alle E-Mails markiert, auf welche bereits geantwortet wurde und man auf eine Antwort wartet. Lila markierte E-Mails sind eher unwichtiger Natur und werden auf einen späteren Zeitpunkt verschoben (niedriger priorisiert).


6. Filter-Regeln für mehr Freiraum

Dies ist für viele Nutzer eine recht nervenaufreibende Angelegenheit. In der Regel hat man die Angewohnheit, dass man eine E-Mail lieber schnell auf 5 Sekunden in einen Ordner verschiebt, anstatt eine Regel zu definieren, für deren Einrichtung man etwa 1-2 Minuten benötigt. Die Definition einer eigenen Filter-Regel kann aber sehr sinnvoll sein:

Nehmen wir folgendes Beispiel: Sie sind Analyst in einem größeren Unternehmen und erhalten stündlich 2 verschiedene Reports und zusätzlich noch je zwei Tagesreports zu Beginn und am Ende des Tages. Insgesamt – bei einem 8 Stunden Tag – also 20 E-Mails. Oft benötigen Sie diese Reports aber zum Zeitpunkt der Erhalts nicht, sondern wollen nur immer auf dem aktuellen Stand sein, wenn der Vorgesetzte die Daten von Ihnen haben möchte. Zum einfachen Verschieben dieser E-Mails verschwenden Sie pro Tag 20 x 5 Sekunden = 100 Sekunden. Auf die Woche gerechnet sind dies über 8 Minuten. Zum Einrichten der Regeln hätten Sie allerdings nur 6 Minuten (3 Regeln) benötigt. Auf ein halbes Jahr hätten Sie sich dadurch bereits über 3 Stunden (unsinnige) Arbeitszeit gespart.

7. SPAM automatisch filtern

Sie bekommen täglich mehrere SPAM E-Mails? Sprechen Sie mit Ihren Kollegen aus der IT-Abteilung! Dieses Problem werden sehr wahrscheinlich nicht nur Sie haben, sondern auch Ihre Kollegen. Durch die Konfiguration von effizienteren und besseren SPAM-Filterregeln können Sie die tägliche E-Mail-Flut stark einschränken und punkten damit sogar bei Ihren Kollegen.

Im privaten Bereich können Sie bei den größeren E-Mail-Providern in den Einstellungen sogenannte Blacklists definieren. Dass heißt, Sie legen konkrete Regeln fest, welche Absender in Zukunft sofort vom E-Mail-Provider aussortiert werden sollen und nicht den Weg in Ihr E-Mail-Postfach finden.

8. Archivierung von E-Mails

Um zu vermeiden, dass Ihre akribisch angelegte Ordnerstruktur nach wenigen Monaten hoffnungslos überquillt und Sie keinerlei E-Mails mehr (ohne die Suchfunktion) finden, sollten Sie die alten E-Mail automatisch archivieren. Im Unternehmen ist in der Regel bereits ein klarer Archivierungsprozess definiert. Im privaten Bereich können Sie bei vielen E-Mail-Programmen die Archivierung direkt in der Software einstellen.

Fazit

Neben den technischen Details sollten Sie sich vor allem mit Ihren täglichen Routinen im Umgang mit E-Mails auseinandersetzen. Es ist nicht notwendig, alle 5 Minuten Ihren Posteingang zu überprüfen. Das lenkt zum einen von der Arbeit ab und ist zum anderen in vielen Fällen überhaupt nicht notwendig. Durch eine effiziente E-Mail-Organisation können Sie den Zeitaufwand im Tagesgeschäft verringern und Ihren Fokus auf wichtigere Dinge lenken.

Veröffentlicht von Josef Seidl

Josef Seidl ist Student der Wirtschaftsinformatik, Freelancer und Gründer von Blog IT-Solutions. Er ist begeistert von Technik, schätzt performante Websites und IT-Sicherheit. In seiner Freizeit unternimmt er gerne Wandertouren und lässt sich von fremden Orten inspirieren. Zu finden ist er auch bei XING und privat bei Twitter.

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